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No hay evento sin Protocolo 14 diciembre 2008

Posted by Idoia Mañes in Comunicación, creatividad, empresas, eventos, institucional, Jornadas y eventos, marketing, varios.
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En este blog hemos hablado varias veces sobre el sector de los eventos, su relevancia,  los diferentes tipos de eventos, incluso de la manera de medir su impacto.

Sin embargo, hay algo que muchas veces se puede pasar por alto, pero resulta imprescindible en cualquier acto para conseguir que todos los invitados se encuentren lo más a gusto posible: el Protocolo.

A diferencia de lo que pueda sugerir a muchos esta palabra, el protocolo es más que el orden de unas banderas o la manera de saludar a un aristócrata. De hecho, en la mayor parte de los eventos que se organizan no hay ni banderas ni personalidades relevantes.

Como me dijo una vez un buen profesor y profesional, el protocolo no es más que un conjunto de normas, generalmente lógicas, que permiten una convivencia correcta y agradable y que evita muchos problemas. No es ninguna definición exacta de la palabra protocolo, pero creo que explica muy claramente cuál es la función de esas normas, que a muchos les resultan pedantes. Lo primero que debemos tener en cuenta es que las funciones principales del protocolo son organizar y comunicar.

El Protocolo nos permitirá saber exactamente qué va a ocurrir y cuándo antes de que dé comienzo el acto.

En otra ocasión hablaremos de las más estrictas normas protocolarias. Centrémonos ahora en esas reglas que permiten que un evento sea un lugar agradable.

Ejemplo: Convención de empresa

Imaginémos una reunión interna de una empresa mediana en la que se va a reunir a los empleados para hablar de los logros obtenidos durante el último año y los objetivos propuestos para el siguiente, en la que además se va a servir una cena.

En primer lugar, hay que enviar las invitaciones. Bien sea por e-mail, por carta o por teléfono los invitados tienen que saber que lo están, pero… ¿son todos los invitados iguales? Bien sabemos que no. Así habrá que tener cuidado con la forma en que invitamos a cada persona a nuestro acto. Aquella persona que, por una razón u otra, nos interesa especialmente que acuda y se sienta a gusto, tendrá que ser invitado personalmente por el anfitrión e intentar por todos los medios que pueda acudir. De la misma manera, estos invitados VIPs accederán al recinto del evento por un acceso distinto al del resto de invitados, porque no queremos que nadie se sienta ofendido respecto a su cargo, ¿verdad?


Esas invitaciones deberán ofrecer toda la información necesaria para que el invitado no tenga ningún problema en llegar al lugar indicado: recinto y ubicación exacta (incluir mapa si es necesario), medios de transporte, hora exacta, puerta de acceso, vestimenta (si es necesario), teléfono de consulta, y el conocido SRC (se ruega confirmación).

La puntualidad y el respeto a lo programado es una de las reglas de oro del protocolo. Los actos deben comenzar puntualmente, lo que obliga a los invitados a llegar con antelación suficiente y a los protagonistas a iniciarlos de acuerdo con lo programado.

Por tanto, el organizador deberá diseñar un acto que pueda ser cumplido en su totalidad y en el que ningún invitado tenga la necesidad de llegar más tarde ( porque llega de hacer un viaje largo, por ejemplo) ni de marcharse con antelación (porque se hace demasiado tarde para volver a casa con su familia).

Los invitados ya han entrado al recinto, han sido colocados respetando las normas internas de la entidad para evitar herir susceptibilidades y esperan el comienzo del acto. La decoración es espléndida, la música ambiente es adecuada y el escenario está preparado para recibir a las personas que hablarán al público.

El Presidente, el Director General, el Director de comunicación, el Director Financiero y el Subdirector aparecen en el escenario entre aplausos. De repente, se hace el silencio. Los cuatro altos cargos se han parado frente a la mesa. Parece obvio que el Presidente se siente en la silla central. El resto intenta, entre pequeños codazos, sentarse junto a él.

Para evitar, estos conflictos existen las precedencias, que señalan el lugar que personas, instituciones y corporaciones deben ocupar respecto a las demás que participan en un acto. En los actos oficiales, las precedencias vienen dadas por el Real Decreto 2099/83. En el ámbito no oficial se debe recurrir a las reglas internas de las entidades o simplemente a la lógica, porque… no queremos que los altos cargos se peleen delante de todos los empleados por una silla, ¿verdad?


De la misma manera, el orden de intervención deberá estar pensado previamente. Una buena costumbre es que el anfitrión sea el último en intervenir.

Para que el acto se desarrolle con normalidad es necesario que todo esté perfectamente planificado, nada debe quedar en manos de la improvisación. El organizador debe asegurarse de que se cumplan todas las fases de manera correcta y de que para cada una de las fases se cuenta con los medios materiales y personales necesarios.

El número de formalidades que pueden incluirse en un acto pueden ser infinitas: visita a las instalaciones, firma en el Libro de Honor, ofrecimiento de un coctél…, pero en todas ellas debe estar perfectamente marcado quién recibe a quién, quién ocupa cada lugar, quién habla primero, quién dirige, quién clausura…

Acompañemos ahora a los invitados a la cena que tendrá lugar en una sala anexa y que estará previamente distribuida y decorada, de manera que cuando lleguemos todos sepamos cual va a ser nuestro lugar. Un sencillo ejercicio de organización previo nos permitirá comenzar la cena de una manera rápida y pacífica, evitando carreras para conseguir el mejor sitio.

Dependiendo del objetivo del acto, distribuiremos los platos de una u otra manera, pero siempre evitaremos juntar a personas con ciertas rivalidades conocidas, porque no queremos que nadie se tire los trastos a la cabeza, ¿verdad?

El número de comensales o la diversidad de tipologías puede provocarnos ciertos dolores de cabeza, que se solventarán gracias a la ayuda de los sistemas marcados por el protocolo y a la siempre útil lógica.

En primer lugar, habrá que decidir cómo se va a distribuir el comedor (tipos de mesas, tipo de presidencia, lugar de la presidencia en el comedor) y quién se colocará en la presidencia y por qué orden.

A continuación, se decidirá el orden de los invitados en las mesas, siendo siempre los de mayor rango los que se coloquen en las mesas más próximas a la presidencial.

Normas que se pueden tener en cuenta a la hora de ordenar una mesa pueden ser: no juntar a dos personas que hablen idiomas diferentes, ley del descanso matrimonial, evitar incompatibilidades entre personas…

Los invitados deberán ser despedidos de la misma manera en que fueron recibidos.

El día después del acto también es importante. Habrá que agradecer la asistencia, realizar un dossier de prensa y fotográfico y realizar una valoración final que nos ayude a corregir errores en próximos actos.

Conclusión

Los ejemplos señalados no son más que eso, ejemplos que pueden extrapolarse a otros eventos. Ruedas de prensa, presentación de productos, reuniones de trabajo, conferencias, banquetes de gala… Cada acto tiene sus peculiaridades, pero todos tienen algo en común: un comienzo, un momento culminante y un final que deben estar perfectamente planificados.

El Protocolo, por tanto, nos ayuda a desarrollar el acto dentro del respeto, la cortesía y el dar a cada uno lo que le corresponde. Nos ayuda también a planificar cualquier eventualidad que surja y nos permite controlar de una manera eficaz los imprevistos que aparezcan.

Como hemos dicho, los eventos en los que participan altos cargos y personalidades con títulos nobiliarios requieren de estrictas normas de protocolo que deben cumplirse con absoluto rigor. Sin embargo, el protocolo va mucho más allá y nos marca unas pautas sencillas de convivencia para que nuestro acto se desarrolle sin conflictos.

Comentarios»

1. sr.werty - 16 diciembre 2008

Yo creo que depende mucho de la empresa y de su política interna, es decir, yo trabajo en una empresa medina/pequeña unos 300 trabajadores, cuando se hace la presentación de resultados o de los objetivos del año no se manda una invitación personalizada a los empleados, se hace un comunicación interna o bien a través de una intranet o mediante la gente de apoyo administrativo enviando una convocatoria a los empleados de cada planta. Lo que tu planteas es más bien para empresas grandes y que invitan a los accionistas, consejeros y demás. Si bien es cierto que en mayor o menor medida se pueden llevar estas normas o todo tipo de eventos.

Sau2

2. Idoia Mañes - 16 diciembre 2008

Muchas gracias por tu comentario sr. werty.

El protocolo no señala que haya que hacer invitaciones formales en todos los actos, sino que cada acto, dependiendo de sus objetivos y del tono en que se haga, tiene que tener su propio estilo. El hecho de que se trate de un acto más o menos informal no quiere decir que no se respeten ciertas normas, sino que esas normas la tenemos más interiorizadas y se respetan casi sin saber que lo estamos haciendo. Pero seguro que en el acto al que te refieres hay un orden de intervenciones y las diferentes actividades están marcadas cada una en su contexto.

3. sr.werty - 17 diciembre 2008

Por supuesto, también hemos tenido actos de 1000 personas y ahí si que con un protocolo que saltaba a la vista.

Sau2


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